Der Datenschutz beeinflusst eine nicht geringe Anzahl von betrieblichen Prozessen in einem Unternehmen. Hier gilt es zu beachten, den Datenschutz in das bereits existierende oder im Aufbau befindliche Qualitätsmanagementsystem zu integrieren. Es soll im Vorgriff auf das nach Bundesdatenschutzgesetz ausstehende Datenschutzauditgesetz erreicht werden, den Datenschutz transparent, offen und auditfähig zu gestalten.

Wir empfehlen im ersten Schitt eine in wenigen Punkten zusammengefasste Datenschutzrichtlinie zu erstellen und diese im Qualitätsmanagementsystem als Dienstanweisung aufzunehmen. Sie gibt den Mitarbeitern die Orientierung über allgemein einzuhaltende Standards. Eine solche Datenschutzrichtlinie könnte folgende Gesichtspunkte enthalten:

Schilderung des Motivs (Achtung der Mitarbeiter, Gäste und Lieferanten, bewußter Umgang mit sensitiven Daten)

Umsetzung in Datenschutzprinzipien (Datenvermeidung, Datenverwendung, Zweckbindung)

Verfahrensabläufe

Garantieerklärungen

Benennung von Verantwortlichen

Im zweiten Schritt werden einzelne Prozesse auf Datenschutzkonformität geprüft. Eine Überprüfung erhöht die Qualität Ihrer Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Häufig sind es nicht die Kernprozesse, wo der Teufel im Detail steckt. Insbesondere den Bereichen und Abteilungen, in denen mit personengebundenen Daten umgegangen wird, wie im Vertrieb und Service, aber auch im Rechnungs- und Personalwesen gilt die besondere Beachtung.