In Punkt 3 haben wir uns mit der Zweckbestimmung zur Verwendung personenbezogener Daten beschäftigt. Bei der Datenverarbeitung ist darauf zu achten, dass die Daten auf den für ihn bestimmten Erhebungszweck begrenzt werden. Überflüssige personenbezogene Daten dürfen nicht erhoben, verwendet oder genutzt werden.

Beispiel | Zur Abwicklung der Bestellung einer Ware oder Dienstleistung sind Name und Anschrift erforderlich, nicht aber Informationen wie Geburtsdatum, Geburtsort oder Familienstand.

Tipp | Oftmals werden auf den Online-Formularen der eigenen Webseiten mehr Daten abgefragt, als zulässig. Zu überprüfen ist der Umfang sowie die Trennung von Pflichtfeldern und freiwilligen Feldern. Ein Hinweis bzw. direkter Link auf die Datenschutzerklärung ist bei dieser Art der Datenerhebung zwingend erforderlich.

Die technische Seite zur Datensparsamkeit ist das Gebot der datensparsamen Technikgestaltung, die der Gesetzgeber in § 3 a BDSG festgelegt hat. Das Gebot richtet sich einerseits an die Softwarehersteller, andererseits aber vor allem an die Anwender der Datenverarbeitungssysteme. Neben dem Entscheidungskriterium "Datensparsamkeit" sind zudem gesetzliche Bestimmungen zu den Aufbewahrungsfristen bei der Auswahl eines Systems zu beachten. Unterliegen personenbezogene Daten den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen - je nach Fall 6 oder 10 Jahre - sind diese nach Ablauf zu löschen. Gibt es keine Regelung zu Aufbewahrung, wie bspw. bei Bewerbungsunterlagen, sind die Daten sofort zu löschen.

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