Einwilligung ist nicht gleich Einwilligung! Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Der Betroffene (Gast, Mitarbeiter, …) willigt zur Datenverarbeitung ohne Zwang ein und er wird ausreichend über dessen Art, Umfang und Zweck informiert.

Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen, weil sie anderenfalls nicht wirksam ist. Auch die Kopplung von Leistung und Einwilligung ist unzulässig, d.h. die Zusage einer Leistung kann nicht davon abhängig gemacht werden, dass der Betroffene personenbezogene Daten preisgeben muss, die mit der Leistung in keinem Zusammenhang stehen.

Beispiel | Auf dem Meldeschein werden oftmals wesentlich mehr Daten über den Gast erfragt, als es das Meldegesetz vorschreibt. Zusätzliche Angaben wie Geburtsort, Passnummer oder Telefon und E-Mail können nur auf freiwilliger Basis abgegeben werden.

Tipp | Der Hotelier sollte beim "Check in" darauf achten, dass Pflichtangaben und freiwillige Angaben deutlich gekennzeichnet sind. Zu überprüfen ist auch der aktuelle Meldeschein, da es diesbezüglich Änderungen gab. Eine Übersicht, nach den Bundesländern aufgeschlüsselt, soll Ihnen dabei helfen.

Als Folge der Freiwilligkeit kann jeder jederzeit seine Einwilligung widerrufen, dieses jedoch nur mit Wirkung für die Zukunft.

Für die Formulierung der Informationen über die Datenverarbeitung ist von Bedeutung, dass sie sich an den Verständnismöglichkeiten des typischerweise Betroffenen orientieren. Gefordert ist kein juristischer Text, sondern verständliche Informationen. Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist diese besonders hervorzuheben. Sie muss ausdrücklich erklärt und unterzeichnet werden.

Zum Schutz des Betroffenen schreibt das Bundesdatenschutzgesetz die Schriftform vor, d.h. die Einwilligung ist auf dem Papier mit eigenhändiger Unterschrift zu leisten. Allerdings gibt es Ausnahmen im Bereich des elektronischen Geschäftsverkehrs. Hier ist das aktive Handeln des Betroffenen erforderlich, bspw. durch das Setzen eines Häkchens nach dem Lesen der Einwilligungserklärung.

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